Privacy reglement Westra Werkzaken

In het privacyreglement van Westra werkzaken staat beschreven hoe Westra werkzaken omgaat met de privacy en gegevensverwerking van haar cliënten.

Artikel 1. Algemene begripsomschrijving

1.1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) daaraan toekent.

1.2. Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

1.3. Verwerking van persoongegevens
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

1.4. Verantwoordelijke:
De rechtspersoon namens wie al dan niet samen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling, verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt.

1.5. Opdrachtgever:
Een natuurlijke of rechtspersoon die aan de Verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.

1.6. Betrokkene:
Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

1.7. Bewerker:
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.8. Gebruiker van persoonsgegevens:
Degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens de verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.

1.9. Derden:
Ieder, niet zijnde de Betrokkene, de Verantwoordelijke, de Gebruiker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of namens de Bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.

1.10. Toestemming van de Betrokkenen:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de Betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.11. Bijzondere gegevens
Bijzondere gegevens zijn alle medische gegevens betreffende de Betrokkene.

Artikel 2. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

2.1. Westra Werkzaken en de aan haar verbonden ondernemingen en rechtspersonen verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:

• Het komen tot een arbeidsparticipatie van cliënten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie of een traject naar werk buiten de eigen werkgever.
• Het bevorderen van de terugkeer naar werk van mensen met een arbeidshandicap die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever dan wel van een andere organisatie.

Artikel 3. Omvang

3.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van cliënten binnen Westra werkzaken en de aan haar verbonden ondernemingen en rechtspersonen.

Artikel 4 Toegang tot persoonsgegevens

4.1. Uitsluitend gebruikers van persoonsgegevens hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

4.2. Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.

4.3. Derden hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zijn op gelijke wijze als de Gebruikers van de persoonsgegevens gehouden aan de geheimhoudingsplicht en de inhoud van dit reglement.

Artikel 5 Verwerken van persoonsgegevens

5.1. De Verantwoordelijke is aanspreekbaar voor een goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.

5.2. De Verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

5.3. Persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, of in het kader van een overeenkomst tussen Opdrachtgever en de Verantwoordelijke in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie dan wel vanwege de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan de Verantwoordelijke onderworpen is.

5.4. De verwerking van gegevens inzake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoeringvan werkzaamheden door Westra Werkzaken met betrekking tot het vooraf afgesproken traject naar werk of de advisering in het kader van re-integratie.

Artikel 6 Beveiliging van persoonsgegevens

6.1. Door de Verantwoordelijke wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de persoonsgegevens op adequate wijze beveiligd.

6.2. De Verantwoordelijke ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd.

Artikel 7. Verstrekking van persoonsgegevens

7.1. Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift dan wel ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie advies, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan Derden de voorafgaande toestemming nodig van de Betrokkene.

7.2. De verantwoordelijke kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van de Betrokkene aan Derden te verstrekken in het kader van re-integratie- (advies)activiteiten. Voor deze verstrekking is geen toestemming vereist van Betrokkene. Het terugmelden van persoonsgegevens door of namens de Verantwoordelijke aan de opdrachtgever is toegestaan voor zover het persoonsgegevens betreft welke een rechtstreeks verband houden met het doel en/of de door Opdrachtgever aan de Verantwoordelijke verstrekte opdracht.

Artikel 8. Inzage van opgenomen gegevens

8.1. De Betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De Betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.

8.2. Aan een verzoek bedoeld in 8.1. wordt binnen twee weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

8.3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan Betrokkene zelf of diens gemachtigde. Betrokkene of gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.

8.4. De Verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.

8.5. Voor de verzending en verstrekking van afschriften mag een vergoeding in rekening worden gebracht. Westra Werkzaken zal hiervoor geen vergoeding in rekening brengen.

Artikel 9 Aanvulling, correctie of verwijderen van opgenomen gegevens

9.1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de Betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

9.2. Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de Betrokkene schriftelijk verzoek in bij de Verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De Verantwoordelijke beslist niet voordat de Gebruiker dan wel de Bewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, wordt gehoord.

9.3. Binnen twee weken na ontvangst van het verzoek bericht de Verantwoordelijke de Betrokkene schriftelijk, of dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen onderbouwd.

9.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

9.5. De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

9.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van Betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 10 Recht op verzet

10.1. Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandkoming of de instandhouding van een directe relatie tussen de Verantwoordelijke of een Derde en de Betrokkene met het oog op werving voor commerciële of charitatieve doelen, moet Betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De Betrokkene kan hiertegen bij de Verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.

10.2. De Verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beëindigen.

Artikel 11. Bewaartermijnen

11.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de Betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

11.2. Tenzij anders wordt bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact door of namens de Verantwoordelijke met de Betrokkene.

11.3. Na beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de Betrokkene terug te herleiden persoonsgegevens twee jaar na de overeengekomen beëindiging van de begeleiding van de Betrokkene verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

Artikel 12. Klachten

12.1. Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien Betrokkene meent andere redenen tot het indienen van een klacht heeft, dient het klachtenreglement gebruikt/vervolgd te worden.

Toevoeging privacyreglement voor cliënten van UWV, op verzoek van UWV:

• De door UWV verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de zin van de Wet bescherming persoongegevens. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald;
• De door UWV verstrekte gegevens zijn uitsluitend bestemd voor het doel waarvoor ze zijn overgedragen.
• Alle informatie over cliënten die het UWV overdraagt ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract blijft geheim en er wordt zorg gedragen door Westra werkzaken dat deze informatie niet aan derden bekend wordt;
• Westra werkzaken is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht en voor het bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd;
• Westra werkzaken zal bij beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de cliënt te herleiden gegevens, data en/of resultaten van de begeleiding ter beschikking stellen aan UWV.
• Westra werkzaken houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens, blijft gelden.
• Westra werkzaken kan een exemplaar van het privacyreglement overleggen.